რა უნდა იცოდეთ დოკუმენტების ციფრული საქმისწარმოების დასანერგად

ბოლო წლებმა აჩვენა, თუ როგორ ეხმარება ციფრული ტრანსფორმაცია ორგანიზაციებს ყოველდღიურ საქმიანობაში. თუმცა, ბევრი კომპანია ჯერაც არ არის მზად, რომ მთლიანად გადავიდეს დოკუმენტურისაქმისწარმოების ციფრულ მექანიზმზე. Adobe-სთვის IDC-ის მიერ ჩატარებულ კვლევაში აღნიშნულია, რომორგანიზაციების მხოლოდ 1%-მა დაიწყო ქაღალდის ჩანაცვლება ციფრული დოკუმენტაციით, ხოლოყოველდღიურად გამოყენებული დოკუმენტების 32% კვლავ ქაღალდზე სრულდებოდა. რა სახისდაბრკოლებები უშლის ხელს ამგვარი ცვლილების წამოწყებას?

გთავაზობთ იმ ძირითად არგუმენტებს, რომლებიც ხსნის, რატომ უნდა დანერგონ კომპანიებმა ციფრულისამუშაო პროცესები.

1.გაციფრულება ჭკვიანური ინვესტიციაა

ზოგიერთი ორგანიზაცია ფიქრობს, რომ გაციფრულება ძვირი უჯდება როგორც საწყის ეტაპზე, ისეყოველდღიურ და გრძელვადიან პერსპექტივაშიც. თუმცა, რიგ კომპანიებში ქაღალდის დოკუმენტებისგამოყენების შეჩერების შემდეგ — მათ შორის, ბეჭდვა, სკანირება, გადაგზავნა და გამოქვეყნება—მნიშვნელოვნად შემცირდა ხარჯები. გამარტივებული სამუშაო პროცესი ზრდის პროდუქტიულობას დადადებით გავლენას ახდენს მოგებაზე. IDC-ის კვლევამ აჩვენა, რომ კომპანიებს, რომლებიც გაციფრულებისუფრო მაღალ დონეზე იყვნენ, 45%-ით უფრო მაღალი შემოსავალი ჰქონდათ, ვიდრე სხვებს.

2.არ არის აუცილებელი, რომ პროცესი იყოს რთული

ხშირად გაიგონებთ, რომ გაციფრულება სირთულესთან არის დაკავშირებული და მოითხოვს სპეციალიზებულპერსონალს. თუმცა, სპეციალისტები ციფრულ სამუშაო პროცესებს ისე ქმნიან, რომ ისინი ყველასთვის მარტივად გამოსაყენებელი იყოს. შედეგად, ავტომატიზაციის დახმარებით ამცირებენ დავალებებისშესრულების დროს და თავს იზღვევენ ერთი და იმავე საქმის რამდენჯერმე გამეორებისგან. მაგალითად, ისეთი პროგრამები, როგორიცაა Adobe Acrobat Sign, შეუფერხებლად ინტეგრირდება Microsoft Teams-თან დასრულყოფილს ხდის ციფრული პროცესებს.

3.ციფრული სამუშაო პროცესები უფრო საიმედოა

ბევრ ორგანიზაციას ჰგონია, რომ ქაღალდი უფრო საიმედოა, მაშინ როცა ციფრული პროცესები ხშირადსარისკოდ მიაჩნიათ. სინამდვილეში, ხშირად პირიქით ხდება. პანდემიის დაწყებამდე ქაღალდისდოკუმენტები ხშირად იკარგებოდა და ქმნიდა პრობლემებს. ციფრული დოკუმენტები კი უფრო ადვილადინახება, არქივდება და საიმედოდ არის დაცული. ამასთანავე, ციფრული რესურსები კრიზისულ სიტუაციებშიც გაცილებით მარტივად ხელმისაწვდომია. ავტომატური გადამისამართება და მონიტორინგი უზრუნველყოფსდოკუმენტის დაცულობას. Forrester-ის კვლევამ აჩვენა, COVID-19-ის პანდემიის პერიოდში, მონაწილეთა 72%-ის სამუშაო პროცესების იწყვეტობა ციფრულმა საქმისწარმოებამ განაპირობა.

4.გაციფრულება აუმჯობესებს უსაფრთხოებასა და შესაბამისობას

ბიზნესი ხშირად ენდობა ქაღალდზე შესრულებულ პროცედურებს და ფიქრობს, რომ ის არსებულ გამოწვევებს შეესაბამება. თუმცა, ციფრული სამუშაო პროცესები მომხმარებლებს უფრო მაღალი დონის უსაფრთხოებასსთავაზობს, როგორიცაა დაშიფრვა, პაროლის დაცვა და დეტალური მონიტორინგი. მაგალითად, Aდობე Aცრობატ შიგნ გვეხმარება ისეთი ელექტრონული ხელმოწერების გაკეთებაში, რომელიც მოითხოვს პირადობისდამადასტურებელი ბარათით ვერიფიკაციას. შესაბამისად, ციფრული ხელმოწერები იგივე სამართლებრივძალას ატარებს, როგორც ქაღალდზე გადატანილი ხელმოწერები.

5.გაციფრულება გამოსადეგია ყველა ბიზნესისთვის

არსებობს მოსაზრება, რომ ავტომატიზაცია უფრო დიდ კომპანიებს ეხმარება, ვიდრე მცირე ბიზნესებს. სინამდვილეში, ქაღალდზე შესრულებული სამუშაო პროცესების ხარჯები და სირთულეები არ ეხება მხოლოდდიდ ორგანიზაციებს, არამედ ყველა ზომის კომპანიას. სამუშაო პროცესების ციფრულ მექანიზმზე გადასვლისუპირატესობები, როგორიცაა ხელმისაწვდომობის გაზრდა, მონაცემების შეგროვება, ბიზნესის უწყვეტობა, პროდუქტიულობა და დანახარჯების შემცირება, ველა ორგანიზაციაზე ვრცელდება. ციფრული სამუშაოპროცესებმა შეიძლება 28-ჯერ უფრო ააჩქაროს პროცედურები, როგორც მცირე გუნდებისთვის, ასევე დიდიკომპანიებისთვის. 

თუ ეს სტატია შენთვის საინტერესო აღმოჩნდა, გამოგვყევი ციფრული ტრანფორმაციის პროცესის უკეთ გასაცნობად.